【この記事でわかること】
- ツール導入は不要！AI（ChatGPT）で日程調整を効率化する具体的な方法
- コピペするだけですぐに使える、シーン別の「日程調整プロンプト」
そもそも、なぜ面接の日程調整はこんなに大変なのか？
多くの人事担当者が「時間がかかる」と感じる面接の日程調整。その背景には、大きく分けて3つの構造的な課題が存在します。まずは自社の状況と照らし合わせ、課題を整理してみましょう。
1. 候補者と終わりが見えない「メール往復」
丁寧な言葉遣いを心がけながら、候補者に複数の候補日を提示し、返信を待つ。もし都合が合わなければ、再度候補日を洗い出して再提案。この一連のメールのやり取りは、候補者が増えるほど指数関数的に増加します。1日に何通も同じようなメールを作成・返信しているという方も少なくないはずです。
2. 面接官たちの「予定のパズル」
候補者の希望日時がわかったら、次は面接官の予定調整です。特に複数の部署の管理職が参加する最終面接などでは、全員の空き時間を探すのは至難の業。まるで複雑なパズルを解くかのように、カレンダーと睨めっこする時間が発生します。
3. 手作業が引き起こす「うっかりミス」のリスク
これらの調整業務を手作業で行っていると、どうしてもヒューマンエラーのリスクが伴います。「ダブルブッキングさせてしまった」「Web会議のURLを送り間違えた」「候補者の名前を間違えてしまった」といったミスは、企業の採用ブランドを大きく損なうことにも繋がりかねません。
【レベル1】今すぐできる！日程調整を楽にする3つの工夫
AI活用に進む前に、まずは多くの企業で実践されている基本的な業務改善の工夫を3つご紹介します。これだけでも、日程調整の手間を減らす効果が期待できます。
工夫1：鉄板メールテンプレートを用意しておく
面接の段階（一次・二次・最終）や合否連絡など、シーンに応じたメールのテンプレートを事前に作成しておきましょう。その都度文章を考える手間が省け、文面の品質も均一化できます。
工夫2：候補日をこちらから複数提示する
「ご都合の良い日時を教えてください」と相手に委ねるのではなく、「以下の日程ではいかがでしょうか？」と具体的な選択肢を3〜5つ程度提示するのが基本です。これにより、候補者側の思考コストを下げ、やり取りの回数を減らす効果が期待できます。
工夫3：Web会議ツールのURLを先に発行しておく
オンライン面接の場合、日程が確定してからURLを発行するのではなく、あらかじめ候補日時の数だけURLを発行してしまう方法も有効です。日程確定後は、該当のURLを送るだけで済み、直前のバタつきを防げます。
《注意点》でも、このやり方には限界も…
上記のような工夫は有効ですが、あくまで手作業の範囲内での効率化です。候補者の数が増えたり、緊急の採用案件が発生したりすると、途端に対応が追いつかなくなることも。根本的な課題解決のためには、もう一歩踏み込んだアプローチが必要です。
【レベル2】日程調整ツールという選択肢｜メリットと注意点
次に考えられるのが、専用の日程調整ツールの導入です。カレンダーと連携し、空き時間を自動で抽出・提示してくれる便利なツールは数多く存在します。
メリット：予約ページのURLを送るだけで完結する手軽さ
最大のメリットは、人事担当者が候補者と直接やり取りする必要がほとんどなくなる点です。自身のカレンダーと連携した予約ページのURLを送るだけで、候補者が都合の良い時間を選び、自動で予定が確定します。メールの往復は、ほぼゼロになります。
注意点：「コスト・稟議・浸透」3つのハードルツール
導入には多くのメリットがある反面、慎重な判断も必要です。
- コスト: 多くのツールは月額利用料が発生する
- 稟議: 新規ツール導入には、費用対効果の説明や社内承認のプロセスが必要
- 浸透: 自分だけでなく、関連する面接官全員にツールを使ってもらうための説明や定着のコストがかかる
「まずは自分だけで、手軽に効率化を試したい」と考える方にとって、このハードルは決して低くはありません。
【レベル3｜本題】ツール不要！AI（ChatGPT）なら“今すぐ”日程調整が楽になる
第3の選択肢として『プロナビAI人事』が提案するのが、AI（ChatGPT）の活用です。高価なツールを導入しなくても、今使用中のPCですぐに日程調整業務を効率化できます。
なぜAI？ 人事担当者がChatGPTを使うべき3つの理由
1. 無料で始められる手軽さ
ChatGPTは無料プランでも十分に高性能です。コストや稟議を気にすることなく、今日から個人の業務改善として試すことができます。
2. 圧倒的な文章生成能力
丁寧さが求められる候補者へのメール文面を、わずか数秒で複数パターン作成できます。もうメールの文面に悩む必要はありません。
3. 複雑な条件整理の自動化
複数候補者と複数面接官の膨大な予定の中から、最適な組み合わせを提案させるといった、まるで優秀なアシスタントのような使い方が可能です。
【実践】コピペOK！面接日程調整プロンプト集
ここからは、いよいよ実践編です。以下の「プロンプト」と呼ばれる命令文をコピーして、ChatGPTに貼り付けるだけで、面倒な作業を自動化できます。
シーン1：丁寧な日程調整メールを10秒で作成するプロンプト
候補者への最初の連絡は、企業の印象を左右する重要なタッチポイントです。丁寧さと分かりやすさを両立したメール文を、AIに作成してもらいましょう。
【プロンプト：コピペして使用】
# 命令書 あなたは、BtoB SaaS企業「プロナビ株式会社」の人事担当者です。 以下の条件と文例を参考に、中途採用候補者への一次面接の日程調整メールを作成してください。 # 条件 ・候補者名：山田 太郎 様 ・ポジション：Webマーケティング担当 ・面接官：人事部 桜井、マーケティング部 佐藤 ・所要時間：60分 ・面接形式：オンライン（Google Meet） ・候補日時： - 6月10日（月）13:00〜16:00 - 6月11日（火）10:00〜12:00 - 6月12日（水）14:00〜17:00 # 文例 件名：【プロナビ株式会社】一次面接の日程調整のご連絡 [候補者名]様 この度は、当社のWebマーケティング担当ポジションにご応募いただき、誠にありがとうございます。 プロナビ株式会社、人事部の桜井と申します。 書類選考の結果、ぜひ一度、山田様とオンラインでお話させていただきたく、ご連絡いたしました。 つきましては、一次面接の日程を調整させていただきたく、 下記の候補日時の中から、ご都合の良い時間を2〜3つほどお知らせいただけますでしょうか。 （ここに候補日時を箇条書きで記載） 上記日程でのご調整が難しい場合は、ご遠慮なくお知らせください。 他の日程で再度調整させていただきます。 お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。
シーン2：複数候補者と面接官の予定を最適化させるプロンプト
最も頭を悩ませる「予定のパズル」もAIに任せましょう。当社では、このプロンプト活用で日程調整にかかる時間を月10時間削減しました。
【プロンプト：コピペして使用】
# 命令書 あなたは、優秀な採用アシスタントです。 以下の【制約条件】に基づき、全候補者の面接が最短で完了するような、最適な面接スケジュールを提案してください。 # 制約条件 ## 候補者の希望日時 ・Aさん：6/17(月) 10:00-12:00、6/18(火) 15:00-17:00 ・Bさん：6/17(月) 終日OK、6/19(水) 13:00-15:00 ・Cさん：6/18(火) 10:00-12:00、6/19(水) 16:00-18:00 ## 面接官の空き時間 ・面接官X（人事）：常時対応可能 ・面接官Y（現場MGR）：6/17(月) 13:00以降、6/18(火) 終日NG、6/19(水) 14:00-17:00 ## その他のルール ・面接は1人1時間。 ・面接官はXとYの2名が必ず参加する。 ・面接と面接の間は、最低30分の休憩を入れること。 # 出力形式 ・候補者ごとに、確定した面接日時をリスト形式で提示してください。
シーン3：面接日確定後のリマインドメールを自動作成するプロンプト
日程確定後や面接前日のリマインドメールも定型業務の一つです。これもAIで自動化して、抜け漏れを防ぎましょう。
【プロンプト：コピペして使用】
# 命令書 あなたは、BtoB SaaS企業「プロナビ株式会社」の人事担当者です。 以下の【面接情報】を元に、候補者への丁寧なリマインドメールを作成してください。 # 面接情報 ・候補者名：鈴木 さくら 様 ・面接日時：2024年6月20日（木）14:00〜15:00 ・面接形式：オンライン（Google Meet） ・URL：https://meet.google.com/xxx-xxxx-xxx ・面接官：人事部 桜井、営業部 高橋 # 指示 ・件名は「【リマインド】明日の面接につきまして（プロナビ株式会社）」とすること。 ・面接日時、形式、URL、面接官名を明記すること。 ・何かあった場合の緊急連絡先として、私の携帯番号（090-1234-5678）を記載すること。
AI活用を成功させるための2つの重要ポイント
AIは非常に便利なツールですが、万能ではありません。その能力を最大限に引き出し、安全に活用するためには、以下の2つのポイントを意識することが大切です。
ポイント1：個人情報の取り扱いには細心の注意を
ChatGPTなどの生成AIに入力した情報は、サービス提供者によってAI学習に利用される可能性があります。候補者の氏名や連絡先・経歴といった個人情報は、絶対に入力しないでください。今回ご紹介したプロンプトのように、「山田太郎さん」を「候補者Aさん」に置き換えるなど、個人を特定できない情報にマスキングする習慣を徹底しましょう。
ポイント2：AIの提案は「下書き」！最終確認は必ず人の目で
AIの生成する文章や提案は、非常に精度が高いですが、時として事実と異なる情報（ハルシネーション）を含んだり、不自然な表現になったりすることがあります。AIからのアウトプットは、あくまで「優秀なアシスタントが作成した下書き」と捉え、最終的には必ず人事担当者自身の目で内容を確認・修正してから使用してください。このひと手間が、企業の信頼を守ることに繋がります。
まとめ：AIで“単純作業”を卒業し、人事の“本来の仕事”へ
本記事では、専用ツールを導入することなく、AI（ChatGPT）を活用して面接の日程調整業務を効率化する具体的な方法とプロンプトをご紹介しました。
- 日程調整の大変さは「メール往復」「予定のパズル」「手作業ミス」に起因する
- ツール導入には「コスト・稟議・浸透」のハードルがある
- ChatGPTなら無料で、今すぐ、調整業務の多くを自動化できる
- ただし「個人情報」と「最終確認」のルールは必ず守る
AIは、私たちから仕事を奪う存在ではなく、面倒な単純作業から解放し、より創造的で付加価値の高い仕事に集中させてくれるパートナーです。
今日ご紹介したプロンプトを一つでもコピーして試すことが、あなたの業務、ひいてはキャリアを大きく変えるための、確実な第一歩です。
