【この記事でわかること】

内定者面談で辞退を防ぐための「3つの目的」

採用競争が激化する現代において、内定者面談は単なる形式的な手続きではありません。内定者のエンゲージメントを高め、入社後の定着と活躍までを見据えた戦略的なコミュニケーションの場として、その重要性は年々増しています。まずは、面談を成功に導くための3つの目的を再確認しましょう。

1. 入社意欲を高める「動機付け」

内定者は、承諾後も「本当にこの会社でよかったのだろうか」という迷いを抱えていることがあります。面談では、改めて自社の魅力やビジョン、入社後に期待する役割を伝えることで、「この会社で働きたい」という気持ちを再燃させ、入社への意思を強固にすることが重要です。会社の未来や本人の成長可能性について語り、ポジティブなイメージを共有しましょう。

2. 内定ブルーを解消する「不安の払拭」

新しい環境への期待と同時に、多くの内定者は「仕事についていけるか」「職場の人間関係は良好か」といった不安、いわゆる「内定ブルー」に陥りがちです。面談はこうした内定者の率直な不安や疑問に耳を傾け、一つひとつ丁寧に解消していく絶好の機会です。人事担当者が親身に寄り添う姿勢を見せることで、内定者は安心感を得て、企業への信頼を深めます。

3. 入社後のミスマッチを防ぐ「リアルな情報提供」

選考過程で伝えた情報と、入社後の実態にギャップがあれば、早期離職の原因となりかねません。面談では、仕事のやりがいや魅力だけでなく、厳しさや困難な側面についても正直に伝えることが大切です。リアルな情報を提供することで、内定者は入社後の働き方を具体的にイメージでき、健全な期待感を醸成できます。この誠実な姿勢が、結果的に入社後のミスマッチを防ぎます。

効果を最大化する内定者面談の最適な時期

内定者面談は、実施するタイミングによってその目的と効果が異なります。内定期間を通じて、戦略的に複数の接点を設けることが理想的です。

【内定承諾直後】熱量を保つための最速フォロー

最も重要なのが、内定承諾後1〜2週間以内に行う面談です。この時期は内定者の入社意欲が最も高い反面、他社の選考結果を待っている可能性もあります。スピーディーに面談を設定し、歓迎の意を伝えることで、内定者の気持ちを繋ぎ止め、他社への目移りを防ぎます。

【内定期間の中間】エンゲージメント維持のための接続点

内定期間が数ヶ月に及ぶ場合、中だるみや不安が生じやすくなります。内定承諾から2〜3ヶ月後を目安に、中間フォローの面談を実施しましょう。ここでは、近況報告や入社までに準備しておくと良いことなどを共有し、会社との繋がりを実感してもらうことが目的です。

【入社1ヶ月前】実務に向けた最終準備

入社を目前に控えたこの時期は、内定者の期待と不安が再び高まります。具体的な配属先の情報や入社後の研修スケジュール、初日の流れなどを伝えることで、スムーズなオンボーディング（受け入れ）を支援します。 事務的な連絡だけでなく、改めて歓迎の気持ちを伝えることで、万全の態勢で入社日を迎えてもらいましょう。

内定者面談で聞くべき質問リスト20選

効果的な面談にするためには、目的意識を持った質問が欠かせません。ここでは、関係構築から不安解消まで、そのまま使える質問リストを目的別にご紹介します。

アイスブレイク・関係構築のための質問

• 内定承諾を決めてから、どのように過ごしていましたか？
• 最近、何か夢中になっていることはありますか？ 
• 当社のどんなところに最も魅力を感じてくれましたか？（改めて言語化してもらう）
• 学生時代（または前職）で最も熱中したことは何ですか？ 
•  入社したら、どんなことにチャレンジしてみたいですか？

不安や疑問を引き出すための質問

• 入社にあたって、何か気がかりなことや不安に感じている点はありますか？ 
• 仕事内容について、もっと詳しく知りたい部分はありますか？ 
• 働き方（残業、休日出勤など）について、現時点で疑問に思っていることはないですか？ 
• もし何か困ったことがあったら、誰に相談したいですか？（相談しやすい環境を示す） 
• 入社までに、何か会社にサポートしてほしいことはありますか？

入社後の活躍イメージを膨らませる質問 

• 〇〇さん（内定者）の強みである「△△」は、当社の□□という業務で活かせそうですね。どう思いますか？ 
• 入社後、まずはどんなスキルを身につけたいと考えていますか？ 
• 将来的には、どのようなキャリアを築いていきたいですか？ 
• もしよろしければ、配属予定の部署の先輩社員と話してみませんか？ 
• 3年後、当社でどんな存在になっていたいですか？

これはNG！避けるべき質問例

内定者との信頼関係を損なわないよう、以下のような質問は避けましょう。

• 他社の選考状況に関する執拗な質問：「まだ他社の選考は続けていますか？」など、内定者を試すような質問は不信感に繋がります。
• プライベートに過度に踏み込む質問：結婚や出産の予定、家族構成など、業務に関係のない個人的な質問はハラスメントと受け取られる可能性があります。
• 入社を強要するような発言：「本当にうちに来てくれるんですよね？」といった圧力をかける言葉は、内定者の気持ちを冷めさせてしまいます。

【明日からできるAI活用！】面倒な準備・議事録作成をChatGPTで効率化

内定者面談の重要性は理解していても、その準備や後処理に多くの時間を費やしているのが実情ではないでしょうか。ここでは、生成AI（ChatGPTなど）を使って、面倒な付帯業務を効率化する3つのテクニックを、コピー＆ペーストで使えるプロンプト付きでご紹介します。

※AIに個人情報や機密情報を入力する際は、企業のセキュリティポリシーに従い、十分に注意してください。

1. AIで「パーソナライズ質問リスト」を3分で作成するプロンプト

候補者の経歴や職種に合わせて最適化された質問リストを、AIに作成させることができます。担当者による質問の質のバラつきを防ぎ、より深く内定者を理解するための準備が瞬時に完了します。

【コピーして使えるプロンプト例】

2. AIで「面談後の議事録」を1分で要約するプロンプト

面談の録音データを文字起こしツール（例: Notta、CLOVA Note）でテキスト化し、その全文をAIに貼り付けるだけで、要点を整理した議事録が完成します。これまで30分以上かかっていた議事録作成が、わずか1分で完了することも珍しくありません。

【コピーして使えるプロンプト例】

3. AIで「内定者へのフォローメール」の文案を作成するプロンプト

面談内容を踏まえた、温かみのあるパーソナルなフォローメールもAIで作成可能です。定型文ではない、一人ひとりに寄り添ったコミュニケーションが、内定者の心を確実につかみます。

【コピーして使えるプロンプト例】

AI活用で、人事はもっと「人」に向き合える

AIの導入は、単なる業務効率化に留まりません。それは、人事担当者が本来向き合うべき「人」とのコミュニケーションに、より多くの時間とエネルギーを注ぐための戦略的な選択です。

事務作業をAIに任せ、内定者との対話時間を増やす

質問リストの作成や議事録の要約、フォローメールの起案などの事務作業をAIに任せることで、1日に数時間もの時間が新たに生まれます。その時間を、内定者一人ひとりとの丁寧な対話や、入社後の活躍を支援するための企画立案など、より付加価値の高い業務に充てることが可能になります。

データを活用し、より客観的なフォロー戦略を立てる

AIは、複数の面談記録から「内定者が抱きやすい共通の不安」や「辞退に至る可能性のある兆候」といった傾向を分析することも可能です。勘や経験だけに頼るのではなく、データを活用することで、より客観的で効果的な内定者フォロー戦略を立案・実行できるようになります。

まとめ

AIの活用は、もはや一部の専門家だけのものではありません。多忙な人事担当者の業務を助け、仕事の質を高めてくれる賢いアシスタントになり得ます。

今回ご紹介したAI活用術は、人事領域における可能性のほんの一例に過ぎません。まずは今日の議事録作成から、AIに任せてみてはいかがでしょうか。本記事でご紹介したプロンプトをコピー＆ペーストすることから始めてみることで、人事担当者としての働き方を大きく変えるきっかけになるはずです。