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候補者からの「内定を承諾します」という連絡は、採用担当者にとって最も嬉しい瞬間の一つです。しかし、その後の内定承諾書の作成・送付、入社手続きの案内、進捗管理といった煩雑な事務作業に追われていませんか。実は、その手作業が候補者の入社意欲を削ぐ「サイレント期間」を生み、内定辞退の間接的な原因になっている可能性があります。この記事では、当社の人事チームが実践し、関連事務工数を約30%削減したAI活用法を具体的に解説します。AIを賢いアシスタントとして活用し、煩雑な手続きから解放され、より創造的な採用活動へシフトしてみませんか。
AI活用を考える前に、まずは基本となる内定承諾手続きの全体像を再確認しましょう。このフローが標準化されていることで、AIを導入する際もどの部分を効率化すべきかが明確になります。
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内定が決まったら、まずは電話で速やかに通知し、喜びを直接伝えます。その後、改めてメールで内定の旨と今後の流れを連絡し、候補者の入社意思を確認します。
候補者が入社に前向きな意思を示したら、労働条件通知書や雇用契約書、そして内定承諾書を送付します。昨今では電子契約サービスを利用する企業も増えています。
候補者から署名・捺印済みの内定承諾書が返送されたら、速やかに受領確認の連絡を入れます。このひと手間が、候補者の安心につながります。
入社に向けて必要な書類（年金手帳、雇用保険被保険者証など）の案内や、オリエンテーションの日程などを連絡します。
内定承諾から入社日までの期間は定期的に連絡を取り、内定者の不安を解消しながらエンゲージメントを高めていきます。この期間のコミュニケーションが、内定辞退防止の鍵を握ります。
標準フローを理解していても、実際の運用では多くの課題が発生します。特に、人事担当者が抱えがちな悩みは以下の3つに集約されるのではないでしょうか。
採用担当者が複数人いる場合、「誰が」「いつ」「誰に」連絡したかの管理が煩雑になりがちです。「Aさんへの書類送付、済んだと思っていたらまだだった」といった抜け漏れや対応の遅れは、候補者に「この会社は管理体制がずさんなのではないか」という不信感を抱かせる原因となります。
内定承諾書を送付してから、入社手続きの案内まで、事務的な連絡以外にコミュニケーションが途絶えてしまう「サイレント期間」。この期間に候補者は「本当にこの会社で良いのだろうか」というマリッジブルーならぬ"内定ブルー"に陥りがちです。他社からより魅力的なオファーがあれば、気持ちが揺らいでしまうのも無理はありません。
書類作成やメールの文面作成、進捗管理といった事務作業に追われ、最も重要であるはずの「候補者一人ひとりに寄り添うコミュニケーション」に時間を割けていないのが実情です。テンプレート通りの連絡だけでは、候補者の心をつなぎとめることは困難です。
内定承諾プロセスにおける課題を解決する有効な手段が、生成AIの活用です。ここでは、文章生成AIの代表格であるChatGPTを使い、煩雑な事務作業を効率化し、コミュニケーションの質を高める具体的な方法を、コピーしてすぐに使えるプロンプト（AIへの指示文）付きでご紹介します。
テンプレートのメールは効率的ですが、候補者に「その他大勢の一人」という印象を与えかねません。AIを使えば、面接時の会話などを盛り込んだ、特別感のあるパーソナライズされたメールをわずか30秒で作成できます。
# 指示 あなたは、BtoB SaaS企業の人事担当者です。以下の情報を基に、内定者への内定承諾手続きを依頼する、丁寧かつ特別感のあるメールを作成してください。 # 条件 ・件名は「【株式会社プロナビ】今後のご案内と内定承諾のお手続きについて（[候補者名]様）」とする。 ・面接で話した内容に触れ、[候補者名]様への期待を具体的に伝える。 ・内定承諾書の提出期限と返送方法を明記する。 ・堅苦しくなりすぎず、入社を心待ちにしている気持ちが伝わる温かいトーンで記述する。 # 内定者情報 ・氏名: [候補者名] ・ポジション: [配属予定ポジション] ・面接でのエピソード: [例：〇〇というプロジェクト経験のお話が非常に印象的で、当社の△△という課題解決に大きく貢献いただけると確信しました。] ・提出期限: [YYYY年MM月DD日] ・返送方法: [例：同封の返信用封筒にてご返送ください。] > ※プロンプトをうまく機能させるコツ： AIに「あなたは〇〇です」と役割を与え、「箇条書きで」「〇〇の形式で」のように出力形式を明確に指示することで、期待通りのアウトプットが得られやすくなります。
内定者フォローの一環として面談を実施する際、何を話せば良いか悩むことはありませんか。AIに内定者の属性を伝えれば、相手の不安や期待に寄り添った面談のアジェンダとトークスクリプトのたたき台を自動で生成できます。
# 指示 あなたは、経験豊富な人事コンサルタントです。内定者の不安を解消し、入社意欲を高めるための「内定者フォロー面談」について、アジェンダと、各項目で話すべきトークスクリプトのたたき台を作成してください。 # 条件 ・面談時間は30分を想定する。 ・アイスブレイクから始め、内定者が話しやすい雰囲気を作る。 ・内定者が現在感じている不安や疑問をヒアリングする時間を設ける。 ・会社のカルチャーや入社後の働き方が具体的にイメージできるような内容を盛り込む。 # 内定者情報 ・属性: [例：新卒、初めての転職、異業種からのチャレンジなど] ・懸念事項（想定）: [例：部署の雰囲気に馴染めるか、リモートワークでのコミュニケーションに不安がある]
内定者が抱きがちな疑問や不安を先回りして解消することも、信頼関係構築の重要なポイントです。AIを使えば、想定される質問とそれに対する回答を網羅したFAQリストを一瞬で作成できます。
# 指示 あなたは、親切な人事担当者です。内定者が入社前に抱きがちな質問を想定し、それに対する分かりやすい回答を組み合わせたFAQリストを作成してください。 # 条件 ・以下のカテゴリごとに、それぞれ3〜5個のQ&Aを作成する。 ・専門用語は避け、誰が読んでも理解できる平易な言葉で説明する。 # カテゴリ ・入社手続き・書類について ・給与・福利厚生について ・入社初日の流れについて ・配属部署・チームについて ・その他
AIで事務作業を効率化して生まれた時間を、「人間だからこそできる、心のこもったフォロー」に使いましょう。これが、内定辞退を防ぎ、承諾率を高める「攻めの内定者フォロー」です。
配属予定のチームメンバーから、内定者に向けた歓迎メッセージ動画を送る施策です。一人ひとりの顔が見えることで、内定者は「自分は歓迎されている」と実感し、入社後のイメージを具体的に描けます。
内定者と、年齢の近い若手社員や同じ職種の先輩社員がカジュアルに話せる場を設けます。「実際のところ、残業はどれくらい？」「ランチはどうしてる？」といった、面接では聞きにくいリアルな質問に答えることで、入社の不安を解消します。
内定者フォローに大切なのは、ツールや仕組み以上に「私たちは、あなたと一緒に働ける日を心から楽しみにしています」という一貫したメッセージを伝え続けることです。AIは、そのための時間を捻出してくれる強力なパートナーなのです。
本記事では、煩雑になりがちな内定承諾業務をAIで効率化し、同時に内定辞退を防ぐための具体的なステップを解説しました。
内定承諾に関する一連のプロセスは、AIによる「効率化」と、人間による「心のこもったコミュニケーション」を両立させることが可能です。AIは採用担当者の仕事を奪うものではなく、むしろ私たちを定型業務から解放し、候補者一人ひとりと向き合うという、本来最も価値のある仕事に集中させてくれる“賢いアシスタント”です。
まずはこの記事でご紹介した、コピーしてすぐに使えるプロンプトから活用を始め、採用業務の質と成果を着実に高めていきましょう。
