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煩雑なExcelでの選考データ管理に限界を感じていませんか？「データは蓄積しているのに、分析や改善に活かせていない」という悩みは多くの現場で聞かれます。実はこうした課題は、身近なAIツールで簡単に解決できます。この記事では、高価なシステムを導入することなく、普段使っているExcelデータと無料のAI（ChatGPT）を使って、採用活動を改善する具体的な方法を解説します。コピペで使えるプロンプト（指示文）付きなので、すぐに実践可能です。採用の属人化から脱却し、データに基づいた意思決定を始めましょう。
候補者情報や選考ステータス、面接官の評価、不合格理由など、手元のExcelファイルには、日々の採用活動で蓄積された貴重なデータが眠っているはずです。しかし、そのデータを本当に「活用」できているでしょうか。
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日々の業務に追われる中で、データ入力や更新作業だけで手一杯になりがちなのが現実です。以下のような課題を感じている人事担当者の方は少なくありません。
このような「管理しているつもり」の状態では、データはただの記録に過ぎず、採用課題の特定や改善アクションには繋がりません。
現代の採用市場は、ますます複雑化・高速化しています。勘や経験だけに頼った採用活動では、優秀な人材の獲得競争に勝ち抜くことは困難です。
データに基づいた客観的な意思決定は、採用の精度を高めるだけでなく、経営層への説明責任を果たす上でも欠かせません。「なぜこの施策に予算を投じるのか」「採用活動のROI（投資対効果）はどうなっているのか」といった問いに、明確な根拠を持って答えることが、人事マネージャーには求められています。
データを活用した採用改善の重要性は理解していても、専門知識もツール導入の予算もない、と感じている人事担当者の方も多いのではないでしょうか。この課題に対し有効な選択肢となるのが、ChatGPTをはじめとする生成AIの活用です。特別な知識がなくても、適切な指示を与えるだけで、手元の選考データから有益な情報を引き出すことができます。
ChatGPTは、データ分析の専門家を無料で雇うようなものです。 あなたがやるべきことは、普段管理しているExcelデータを少し整えて、分析してほしい内容を日本語でお願いするだけ。複雑な関数やプログラミングの知識は一切不要です。この記事を読み終える頃には、AIが“最強の分析アシスタント”になるイメージが湧いているはずです。
AIに人事データを渡す際、最も気になるのがセキュリティ面でしょう。重要なのは、個人を特定できる情報をAIに渡さないことです。 以下の手順でデータを匿名化（マスキング）すれば、安全に分析を依頼できます。
【削除・置換する項目例】
このひと手間をかけるだけで、機密性を保ちながらAIの高い分析能力を安心して活用できます。
ここからは、具体的な採用課題を解決するための3つの実践的なプロンプトをご紹介します。ご自身のExcelデータから必要な情報をコピーし、プロンプトに貼り付けてChatGPTに質問してみてください。
「多くのスカウトを送っているのに、なかなか返信が来ない…」という課題はありませんか？優秀な候補者に響くメッセージを送るには、過去の候補者がなぜ魅力を感じなかったのかを知ることが近道です。
書類選考や一次面接での「不合格理由」や「辞退理由」をまとめたExcelデータを用意します。
| 応募経路 | 不合格・辞退理由 |
|---|---|
| スカウト | 提示年収が希望と合わない |
| スカウト | 事業内容への興味が薄い |
| エージェント | 他社で内定が出たため辞退 |
| スカウト | スキルセットが求める要件と少し異なった |
| リファラル | 面接での企業カルチャーの説明が響かなかった |
| スカウト | より裁量権の大きいポジションを希望 |
# 指示 あなたは優秀な採用マーケターです。以下の選考データにおける「不合格・辞退理由」を分析し、今後のスカウト文面で魅力訴求すべきポイントを3つ、具体的な改善案と共に提案してください。 # 選考データ （ここにExcelからコピーしたデータを貼り付け）
改善提案1. 年収以外の魅力を強調する
改善提案2. 事業の「社会的意義」を語る
改善提案3. 裁量権とキャリアパスを明示する
「同じ候補者なのに、面接官によって評価が全く違う…」これは、多くの企業が抱える構造的な課題です。評価のブレは、採用のミスマッチや機会損失に直結します。
面接官ごとの「評価項目」「評価点（5段階など）」「コメント」をまとめたデータを用意します。
| 面接官 | 評価項目 | 評価点 | コメント |
|---|---|---|---|
| 面接官X | 論理的思考力 | 5 | 課題の構造化と解決策の提示が明快。 |
| 面接官X |
コミュニケーション力 | 3 | やや話が長い傾向があるが、意図は伝わる。 |
| 面接官Y | 論理的思考力 | 3 | 結論は良いが、そこに至るプロセスが少し弱い。 |
| 面接官Y |
コミュニケーション力 | 5 | 傾聴力が高く、会話が非常にスムーズ。 |
| 面接官Z | リーダーシップ | 4 | 過去の経験から再現性が高いと判断。 |
# 指示 あなたは人事コンサルタントです。以下の面接評価データを分析し、各面接官の評価傾向（特に甘口・辛口な点や、重視する評価項目）を客観的に指摘してください。その上で、評価のブレをなくすための具体的なアクションプランを提案してください。 # 面接評価データ （ここにExcelからコピーしたデータを貼り付け）
面接官X：ロジックや問題解決能力を重視する傾向があります。評価はやや辛口で、課題点を的確に指摘します。
面接官Y：コミュニケーション能力や人柄を重視する傾向があります。評価はやや甘口で、候補者のポテンシャルを評価するコメントが多いです。
1. 評価基準の目線合わせ会（キャリブレーション）の実施：定期的に面接官全員で集まり、特定の候補者の評価についてディスカッションする場を設けます。「なぜこの評価なのか？」を言語化し、すり合わせることで、評価軸を標準化します。
2. 評価項目の定義見直し： 「コミュニケーション力」といった抽象的な項目を、「傾聴力」「伝達力」「対立意見の調整力」のように、より具体的な行動レベルに分解します。
3. 面接官トレーニングの実施： 傾向分析の結果を各面接官にフィードバックし、自身の評価の癖を自覚してもらいます。その上で、構造化面接のトレーニングなどを実施します。
限られた採用予算をどこに投下すれば、最も効率的に優秀な人材と出会えるのか。これは人事マネージャーにとって永遠のテーマです。
応募経路ごとの「応募数」「書類通過率」「内定率」「採用単価」などをまとめたデータを用意します。
| 応募経路 | 応募数 | 書類通過率 | 内定率 | 採用単価（万円） |
|---|---|---|---|---|
| エージェントA | 20 | 30% | 5% | 150 |
| スカウト媒体B | 50 | 10% | 2% | 80 |
| リファラル | 5 | 80% | 40% | 10 |
| 自社採用サイト | 15 | 20% | 3% | 5 |
# 指示 あなたは優秀なデータアナリストです。以下の採用チャネル別データを分析し、各チャネルの費用対効果と特徴を評価してください。その上で、来期の採用予算を最適化するための戦略を、具体的なアクションと共に提案してください。 # 採用チャネル別データ （ここにExcelからコピーしたデータを貼り付け）
エージェントA：採用単価は高いものの、書類通過率が高く、質の高い候補者を紹介してくれている可能性が高いです。
スカウト媒体B：応募数は多いですが、内定率が低く、費用対効果はあまり良くないかもしれません。ターゲット層とのズレが考えられます。
リファラル：圧倒的に質・決定率が高く、最も費用対効果に優れたチャネルです。
1. リファラル採用の強化（予算増）： リファラル採用のインセンティブ制度を見直したり、社員への周知を徹底したりするなど、最優先で投資すべき領域です。
2. エージェントとの関係強化（予算維持）： エージェントAとは、より求める人物像の解像度を高めるための定例会を実施し、紹介の質をさらに高めていきましょう。
3. スカウト媒体の見直し（予算減 or 改善）： スカウト媒体Bは、送るターゲット層の見直しや、文面のABテストを行い、改善が見られない場合は利用停止も検討します。
AIを使ったデータ分析は、単なる業務効率化にとどまりません。それは、採用チーム全体の成長のきっかけとなります。
これまで個々の担当者の経験や勘に頼りがちだった業務が、データという「共通言語」を通じて共有・検討されるようになります。「スカウト文面はAパターンよりBパターンの方が反応が良い」「面接官Xさんはロジックを、Yさんは協調性を重視する傾向がある」といった客観的な事実に基づき、チーム全体で改善のサイクルを回す文化が生まれます。
AIは、仕事を奪う存在ではなく、面倒なデータ集計や分析作業を肩代わりしてくれる、極めて優秀な“右腕”です。 AIに任せられる作業を手放すことで、人間にしかできない「候補者との対話」「組織文化の醸成」「採用戦略の立案」といった、より創造的で本質的な業務に集中できるようになります。
今回は、ExcelとChatGPTを使って選考データを分析し、採用活動を改善する具体的な方法をご紹介しました。難しそうに見えたデータ活用も、身近なツールを使えば、今日からでも始められると感じていただけたのではないでしょうか。
まずはこの記事で紹介したプロンプトの中から、最も関心のあるものを一つ選んで試してみてください。その小さな実践が、採用業務に変化をもたらし、チームと組織のこれからを動かす原動力となるはずです。
