【この記事でわかること】
- 企画・運営の負担を軽減するAI活用による具体的な時短術
- コピペですぐに使えるChatGPTプロンプトの実例と活用法
なぜ今、会社説明会の企画を見直すべきなのか？
採用市場における競争が激化する現代において、会社説明会は単なる情報伝達の場ではありません。候補者が企業カルチャーやビジョンを肌で感じる最初の接点であり、「候補者体験」の質を決定づける重要な機会です。
採用競争の激化と「候補者体験」の重要性
売り手市場が続く中、候補者は複数の企業を比較検討しています。その中で選ばれるためには、給与や待遇といった条件面だけでなく、「この会社で働きたい」と思わせる魅力的な体験の提供が不可欠です。質の高い会社説明会は、候補者の入社意欲を直接的に高める効果があります。
オンライン化で変わった、候補者が本当に求める情報
オンライン説明会が主流となり、候補者は時間や場所の制約なく情報を得られるようになりました。その一方で、企業の雰囲気や社員の人柄といった「リアルな情報」を感じ取りにくくなっています。そのため、一方的な説明だけでなく、双方向のコミュニケーションや、現場社員の生の声が聞けるようなコンテンツへのニーズが高まっています。
「良い説明会」のゴールとは？
自社の採用課題と結びつける「良い説明会」のゴールは、単に参加者を集めることではありません。「求める人物像とのミスマッチが多い」「内定辞退率が高い」などの自社が抱える採用課題を解決することにあります。説明会の企画段階で、このゴールを明確に設定することが成功への第一歩です。
これだけ押さえればOK！会社説明会企画の5ステップ
効果的な会社説明会を実現するためには、体系的な準備が欠かせません。ここでは、企画の土台となる基本的な5つのステップをご紹介します。
STEP1. 目的とターゲットを明確にする（誰に、何を伝えたいか）
まずは「新卒向けか、中途向けか」「エンジニア職か、営業職か」など、メインターゲットを具体的に設定します。その上で、説明会を通じて「企業の何を伝え、参加後にどうなってほしいのか」というゴールを定義します。
STEP2. 開催形式を決める（オンライン／オフライン／ハイブリッド）
ターゲットの属性や地理的な条件、伝えたい内容に応じて最適な形式を選択します。例えば、全国の候補者にリーチしたい場合はオンライン、社内の雰囲気を体感してほしい場合はオフラインが適しています。
STEP3. 参加者が前のめりになるコンテンツを設計する
会社概要や事業説明といった基本情報に加え、座談会、オフィスツアー、若手社員によるパネルディスカッションなど、参加者が能動的に関与できるコンテンツを盛り込みましょう。「ここでしか聞けない」情報を提供することが満足度向上の鍵です。
STEP4. 集客から当日運営までのスケジュールを立てる
告知開始から開催日までのタスクを洗い出し、逆算してスケジュールを組みます。告知媒体の選定、リマインドメールの送信タイミング、当日の役割分担などを具体的に計画することで、抜け漏れを防ぎます。
STEP5. 次につながるアンケート設計と効果測定
説明会終了後のアンケートは、次回改善のための貴重なデータソースです。「満足度」だけでなく、「どのコンテンツが印象に残ったか」「他に知りたかった情報は何か」など、具体的なフィードバックを得られる質問を設計します。
会社説明会の企画で多くの担当者が直面する3つの課題
ここまで基本的なステップを確認しましたが、多くの担当者は理想と現実のギャップに直面しています。代表的な課題を3つ挙げてみましょう。
1. コンテンツのアイデアが毎回同じでマンネリ化
前回の内容をベースに更新するだけでは、どうしても似たような構成になりがちです。新しいアイデアを考える時間も余裕もなく、気付けばマンネリ化しているケースは非常に多いです。
2. 魅力的な資料や告知文を作る時間がない
候補者の心をつかむプレゼン資料や、思わずクリックしたくなるようなイベント告知文の作成には、相応のスキルと時間が必要です。他の業務と兼務する中で、クリエイティブな作業に十分なリソースを割くのは至難の業です。
3. 企画業務が特定の人に依存している
企画ノウハウが特定の担当者に集中し、その人がいないと説明会の品質が担保できない「属人化」も深刻な課題です。担当者の異動や退職が、採用活動全体の停滞リスクに直結してしまいます。
AIで解決！企画・運営の“ズルい”時短術
前述したような根深い悩みに対し、生成AIは強力な解決策となり得ます。AIが可能にするのは、単なる作業の効率化だけではありません。「思考の壁打ち相手」としてアイデアを広げ、「優秀なアシスタント」として作業を自動化してくれるのです。
1. ターゲットに響く「キャッチコピー」を30秒で10個作る
イベントの顔となるキャッチコピー。AIにターゲット像と説明会の特徴を伝えるだけで、複数の切り口から魅力的なコピー案を瞬時に生成できます。自分では思いつかなかった表現に出会えるかもしれません。
2. 退屈させない「説明会の構成案」をAIと練り上げる
「マンネリを打破したい」とAIに相談すれば、ユニークなコンテンツ案や効果的なタイムラインを提案してくれます。例えば、「弊社のBtoB SaaS事業について、エンジニア志望の学生に興味を持ってもらうための構成案を考えて」と依頼すれば、専門用語を避けつつ技術的な魅力を伝える構成を考えてくれます。
3. 面倒な「告知文・リマインドメール」を一瞬で作成
イベント概要やターゲット情報をインプットすれば、SNS投稿用の告知文や、参加者に送るリマインドメールの文面を自動で作成できます。これにより、担当者はより戦略的な集客施策の検討に時間を使えるようになります。
4. 説明会後の「お礼メール」や「アンケート要約」も効率化
参加者への感謝を伝えるお礼メールの個別カスタマイズや、アンケートのフリーコメントを要約して改善点を抽出するといった作業もAIの得意分野です。候補者への迅速なフォローアップが可能になり、候補者体験の向上に直結します。
【プロンプト付】コピペでOK！ChatGPTで会社説明会の企画を効率化する業務ハック
「AIが便利なのは分かったけど、どう使えばいいのかわからない」という方のために、今すぐ使える具体的なプロンプト（AIへの指示文）をご紹介します。ChatGPTなどの生成AIツールにコピー＆ペーストして試してみてください。
1. 説明会コンテンツのアイデアを無限に出すプロンプト
# 命令書 あなたはBtoB企業の採用イベントプランナーです。以下の制約条件と入力情報を基に、会社説明会のコンテンツアイデアを10個、ユニークな切り口で提案してください。 # 制約条件 ・ターゲットが「面白い」「もっと知りたい」と感じるような、参加型・体験型のコンテンツを重視する。 ・オンライン開催であることを前提とする。 ・各アイデアには、そのコンテンツの「目的」と「具体的な実施方法」を併記する。 # 入力情報 ・企業名：株式会社Tech Forward ・事業内容：中小企業向けSaaS型会計ソフト「KAIKEI-X」の開発・販売 ・説明会のターゲット：IT業界に興味がある25卒の文系学生 ・説明会の目的：事業の社会貢献性と、風通しの良い社風を伝え、エントリー意欲を高める
2. 参加者からのリアルな想定質問（FAQ）を洗い出すプロンプト
# 命令書 あなたは、当社の会社説明会に参加を検討している、慎重な性格の就活生です。以下の情報を踏まえ、あなたが説明会で聞ききたいけれど、少し聞きづらいと感じるようなリアルな質問を15個リストアップしてください。 # 会社情報 ・業界：Webマーケティング支援 ・職種：法人営業職（中途採用） ・ターゲット：20代後半～30代前半の営業経験者 ・企業文化：成果主義、若手にも裁量権が大きい、成長意欲の高い社員が多い # 出力形式 ・カテゴリ（例：働き方、給与・評価、キャリアパス、社風など）に分けて質問をリストアップしてください。
3. 思わずクリックしたくなるイベントタイトルを考えるプロンプト
# 命令書
あなたはキャッチコピーライターです。以下のイベント概要を基に、ターゲットの心に響き、思わずクリックしたくなるようなイベントタイトル案を10個作成してください。
# イベント概要
・内容：人事SaaSを提供する弊社の中途採用向けオンライン会社説明会
・ターゲット：現職で人事としてキャリアアップに悩んでいる30代
・伝えたいこと：
- 弊社のプロダクトが人事業務をどう変革するか
- 弊社で働くことで、人事としての市場価値を高められること
- ワークライフバランスを保ちながら成長できる環境であること
# トーン＆マナー
・少し挑戦的で、ターゲットの課題意識を刺激するような表現をいくつか含めてください。
・安心感や将来性を感じさせる、誠実な表現もいくつか含めてください。初めてでも安心！プロンプトを効果的に使うための“ちょっとしたコツ”
- 役割を与える：「あなたはプロの編集者です」のように役割を指定すると、AIの回答精度が上がります。
- 背景情報を伝える：会社の事業内容やターゲット像を詳しく教えるほど、的を射た回答が返ってきやすくなります。
- 出力形式を指定する：「箇条書きで」「表形式で」など、 欲しい形式を指示すると、後工程の作業が楽になります。
- 注意点： AIが生成した情報には、事実誤認が含まれる可能性があります。特に固有名詞や数値データは、必ず人間がファクトチェックを行ってください。また、個人情報や機密情報は絶対に入力しないよう注意しましょう。
まとめ
本記事では、会社説明会の企画に必要な基本ステップから、AIを活用した効率化の方法までを解説しました。会社説明会は候補者体験を大きく左右する重要な場です。しかし実際には、時間不足やマンネリ化、属人化といった課題が多くの現場で発生しています。こうした問題に対して、AIはアイデアを出す壁打ち相手や、定型業務を支援するアシスタントとして大きな力を発揮します。この記事で紹介したプロンプトをコピペすることからAI活用を始めてみて下さい。新しく生まれた時間を使って候補者一人ひとりと向き合う、より本質的な業務にシフトしていきましょう。
