1. なぜ商談後の事務作業はいつまでも減らないのか

商談後の作業が重いのは、やることが多いからだけではありません。本当の問題は、同じ情報を何度も形を変えて書き写していることにあります。

商談が1件終わると、営業はだいたい次のことをしています。

• 頭の中やメモから、話した内容を思い出して議事録にまとめる
• その要点をさらに短くして、CRMの商談メモ欄に入力する
• 決まった次アクション（見積もり送付、再訪問の日程など）をCRMやカレンダーに登録する
• 必要なら上長や関係者に共有する

よく見ると、元になっている情報は「その商談で起きたこと」ひとつです。それを議事録用、CRM用、共有用と、宛先ごとに何度も書き直しているだけなのです。この書き写しは頭を使わない作業なのに、地味に時間を奪い、しかも疲れているときほど雑になります。

AIに「議事録を書いて」と頼むだけで終わらないのは、議事録が作れてもCRM入力や次アクションの登録は別作業として残るからです。つまり、工程の一部が速くなっても、二度手間の構造そのものは変わっていません。

ポイント：商談後の時間を減らす鍵は「議事録を速く書くこと」ではなく、「ひとつの商談記録から、議事録もCRMメモも次アクションも一度に出す」ことです。

2. まずは商談メモや録音から議事録をAIで作る

最初の一歩は、ツールを乗り換えずに今日からできます。商談の録音を文字起こししたテキスト、あるいは手元の走り書きメモを、そのままAIに渡して議事録の形に整えてもらいます。

ここでもコツは丸投げをやめることです。「議事録にして」だけだと、ただ要約されて終わります。営業で使うなら、あとで見返して役に立つ項目を指定します。

なぜこのプロンプトが効くのか

• 「相手の発言」と「こちらの推測」を分けさせています。ここが混ざると、事実と願望がごちゃ混ぜの議事録になり、後で判断を誤ります。
• メモにないことは[未確認]とさせ、AIが話を盛るのを防ぎます。
• 最後に「期日が未定の次アクション」を洗い出させるので、追客の抜けを防げます。

こうして項目を固定すると、誰が書いても同じ粒度の議事録になります。Zoomやスマホの録音アプリの文字起こしを貼るだけでも、十分に使える下書きが返ってきます。ここまでで「議事録を書く時間」はかなり減ります。ただ、これだけだと結局その議事録を見ながらCRMに入力し直すことになります。次の章でそこを解きます。

3. CRMにそのまま入る形まで一度に出す

議事録を作るのと同時に、CRMに入力する内容と次アクションまで一度に出させてしまえば、書き写しが消えます。ポイントは、自社CRMの入力欄に合わせた形式で出力を指定することです。

たとえばCRMの商談メモが「フェーズ」「ネクストアクション」「金額感」「キーマン」といった欄で構成されているなら、その欄名をそのまま出力形式に指定します。

なぜこのプロンプトが効くのか

• 「自社の項目に合わせて変えて」と明示し、そのままコピペで自社CRMに入る形を狙っています。
• 「確度」に判断理由を添えさせています。数字や区分だけ入っても、後から見た人が信じられないからです。
• 根拠のない項目は「不明」とさせ、CRMに憶測データが溜まるのを防ぎます。

これで、議事録とCRM入力データが1回のやり取りで両方そろいます。営業はコピーして貼るだけ、あるいは内容をひと目チェックするだけになります。ここまで来ると「二度手間」は「一度書いて、貼るだけ」に変わります。

ただし、この便利さも手作業のままだと長続きしません。次は、続かなかったときに何が起きるかを見ます。

4. 「あとで入力」が積もると、CRMは静かに壊れていく

第2章・第3章のやり方は効果的ですが、手作業のままだと忙しい日から順に抜けていきます。そして本当に痛いのは、議事録が書けないことより、その先で起きることです。

商談メモが埋まらないCRMは、こんな形で会社の判断を静かに狂わせます。

• 売上予測が狂う：フェーズや金額感が更新されず、パイプラインの数字が実態とずれます。経営会議の前提そのものが崩れます。
• 引き継げない：担当が休んだり辞めたりすると、商談の経緯がどこにも残っていない。顧客に同じ質問を繰り返して、信頼を失います。
• 追客が漏れる：次アクションが登録されていないので、温度の高い見込み客が放置され、そのまま競合に流れます。

つまり「議事録づくりが面倒」は入口の症状にすぎません。放っておくと、売上予測・引き継ぎ・追客という営業の根幹が少しずつ削られていきます。だからこそ、人の意志に頼らず「商談が終われば自然と埋まる」状態にする価値があるのです。

5. 商談が終わると、CRMが自動で埋まっている状態をつくる

目指すのは、営業が「議事録を書こう」と意識しなくても、商談が終われば裏側で処理が流れ、CRMが埋まっている状態です。実際に組むと、たとえば次のような流れになります。

1. 録音を拾う：ZoomやGoogle Meetのクラウド録画が保存されたのをきっかけに、処理を起動する（n8nやZapierのトリガー）。
2. 文字起こしする：録画の音声を文字起こしAPI（WhisperやAssemblyAIなど）に渡し、テキストにする。
3. 議事録とCRMデータを生成する：自社CRMの項目（フェーズ、確度、金額、次アクションなど）と、過去の良い議事録の型を覚えさせたDifyアプリに文字起こしを投げ、第2章・第3章の形式で生成させる。
4. CRMに書き込む：生成結果を、CRMのAPI（SalesforceならREST API、kintoneならレコード登録API）で該当商談に登録する。次アクションはGoogleカレンダーに予定として作成する。
5. 通知する：要約をSlackの営業チャンネルに流し、担当と上長がその場で把握できるようにする。

文章にすると単純ですが、安定して回すにはここから先の作り込みが必要です。文字起こしは社名や商品名がよく化けるので補正の辞書を用意する、AIの出力をCRMの項目に正しく対応づける、フェーズや確度の判定基準をプロンプトで揃える、途中で失敗したらリトライして担当に知らせる、といった調整です。この「プロンプト1枚」と「毎回勝手に回る仕組み」の間にある距離が、作り込みの正体です。

ここまで組むと、担当が忙しくても疲れていても、CRMは勝手に最新になります。入力を催促する仕事もなくなります。

6. 小さく始めるなら、この順番で

いきなり全自動を目指すと、たいてい頓挫します。効果が出やすいのは、次の順で一段ずつ広げるやり方です。

1. まず自分の商談で、第2章・第3章のプロンプトを固定して使う。効果と、自社CRMに合う出力の形をここで確かめます。
2. 同じプロンプトを、誰が使っても同じ形で出せるようにする。CRMに入る粒度をそろえ、表記のばらつきをなくします。
3. 録音から登録までを自動でつなぐ。ここまで来ると、商談後の事務作業はほぼゼロになります。

1と2は、今日からでも始められます。負担が大きいのは3で、前章のとおり、録画の取得、文字起こし、CRMのAPI連携、失敗時の通知までを組み、社名の誤変換や項目の対応づけを詰める必要があります。CRMのAPIの叩き方やワークフローツールの設計が絡むので、営業だけで完結しづらい部分です。ここは実装と運用の勘所を持つ相手と組むと、フィールド設計や既存データとの整合でつまずいて後戻りする、といった事故を避けられます。まず1と2で効果を確かめ、3の自動化に進むタイミングで相談する、という順番が現実的です。

まとめ

商談後の事務作業を減らす本質は、議事録を速く書くことではなく、ひとつの商談記録から議事録もCRMデータも次アクションも一度に出し、その流れを裏側に回すことでした。

• AIに項目を固定して渡し、議事録を同じ粒度で自動作成する
• CRMの入力欄に合わせた形式で、議事録と同時にCRMデータと次アクションまで出す
• 「あとで入力」に頼らず、録音が入口・CRMが出口の流れをつくる

埋まらないCRMは、売上予測も引き継ぎも追客も少しずつ狂わせます。まずは次の商談で第2章のプロンプトを試し、手応えがあれば、同じプロンプトを全員で使う形へ。そこまで来たら、あとは流れを自動化するだけです。