1. なぜ「ただまとめて」では議事録が綺麗に整わないのか

対策プロンプトを使う前に、AIに議事録を任せたときに起きる「よくある失敗」を整理しておきます。仕組みを理解すると、なぜ後述のプロンプトが効くかが腑に落ちます。

失敗1：重要な「決定事項」が雑談に埋もれる

会議の発言には「決定」「提案」「雑談」「確認」が混ざります。ただ「要約して」と頼むと、AIは発言量の多いトピックを優先しがちで、会議の核心である「決まったこと」が他のノイズに埋もれることがよくあります。

失敗2：「誰が何をやるか」が曖昧になる

「○○について検討する」と書かれていても、誰が、いつまでに、何の成果物を出すか が抜けると、議事録としては機能しません。AIに任せると主語が省略されがちで、後で読み返したときに「で、これ誰の仕事？」が頻発します。

失敗3：要約の粒度がバラバラ

経営層に渡すなら3行、現場メンバーに渡すなら詳細、メールで送るなら適度な長さ──といった読み手別の粒度コントロールは、指示しないとAIは判断できません。「ちょうどよい長さ」は使う人によって違うため、フォーマットを明示する必要があります。

失敗4：議事録の構造が会議ごとにバラつく

営業会議と開発レビューと経営会議では、議事録に欲しい情報が違います。会議の種類ごとに違うテンプレを持たないと、見返したときの検索性・比較可能性が下がります。

この4つの失敗を、プロンプトで構造を縛ることで防ぐ。それが本稿で紹介する5つのテンプレの考え方です。

2. 【保存版】議事録要約プロンプト5選

ここからは、用途別に5つのプロンプトを紹介します。すべて 会議の録音・文字起こし・メモを「参考テキスト」として貼り付けて使う前提 です。文字起こしは Zoom AI Companion、Microsoft 365 Copilot、Notta、Otter などのツールで自動取得できます。

1. 「決定事項・ToDo・論点」を綺麗に分けるテンプレートプロンプト

最も汎用的に使える基本テンプレートです。「議事録 = 決定事項 + アクションアイテム + 論点」の3区分を強制することで、AIが内容を構造化しながら要約します。

【コピペ用プロンプト】

【なぜ効くのか？】

「決定事項」「ToDo」「論点」を強制的に分離することで、AIが内容を構造化しながら整理します。表形式の指定で担当者と期限の欠落を防ぎ、「推測で補わない」ルールで嘘の議事録を防ぎます。

【活用シーン】

• 営業会議・開発レビュー・部門定例
• ステークホルダーが多い案件のキックオフ
• 議事録を Notion / Slack に貼って共有する場合

2. 経営層に渡す「3行サマリープロンプト」

長い議事録をそのまま経営層に送ると読まれません。「3行で伝える」「最も重要な決定だけ」を強制するプロンプトで、忙しい意思決定者に届く形に圧縮します。

【コピペ用プロンプト】

【なぜ効くのか？】

「150字以内」「最重要決定」「経営インパクト」と読み手の意思決定軸を明示することで、AIが「経営層が知りたいこと」を抽出するモードに切り替わります。専門用語の置換指示で、現場ことばが経営語彙に翻訳されます。

【活用シーン】

• 役員会の前の事前共有
• 経営会議の振り返り資料
• CEO・CFO への週次サマリー
• 取締役会の議事メモ前段

【なぜ効くのか？】

「150字以内」「最重要決定」「経営インパクト」と読み手の意思決定軸を明示することで、AIが「経営層が知りたいこと」を抽出するモードに切り替わります。専門用語の置換指示で、現場ことばが経営語彙に翻訳されます。

【活用シーン】

• 役員会の前の事前共有
• 経営会議の振り返り資料
• CEO・CFO への週次サマリー
• 取締役会の議事メモ前段

【なぜ効くのか？】

メール文面に必要な「件名・宛名・要件・締め」をテンプレートで固定することで、毎回ゼロから書く時間が消えます。「弊社側／御社側」のアクション区分で、責任の所在が明確に伝わります。

【活用シーン】

• 顧客との打ち合わせ後のフォローアップ
• 取引先への議事共有
• 社外パートナーとの定例後の確認
• 業務委託先との進捗共有

4. 個人別「あなたのToDoリスト」を抽出するプロンプト

会議が終わった後、参加者の一人ひとりが「自分は何をすればいいんだっけ？」を確認する手間が発生します。参加者ごとに ToDo を分解するプロンプトで、各人に「あなたのToDoリスト」を渡せる状態にします。

【コピペ用プロンプト】

【なぜ効くのか？】

会議全体の議事録を、各個人視点に分解することで、「自分のやることだけ知りたい」というニーズに応えます。チェックボックス形式で進捗管理もそのままできます。「未割当」セクションがあることで、誰の仕事か曖昧なまま放置されるタスクの可視化にもなります。

【活用シーン】

• 会議参加者へのフォローアップメール
• プロジェクトマネージャーの進捗確認
• Notion / Asana / Jira へのタスク投入前の整理
• 1on1 前の宿題整理

5. 議事録の「セルフチェック」プロンプト

ここまで作った議事録に「漏れ・矛盾・曖昧な箇所」がないかを、AIに自己チェックさせるプロンプトです。元記事のハルシネーション対策で紹介された「自己検証プロンプト」の議事録版で、最終的な品質を担保します。

【コピペ用プロンプト】

【なぜ効くのか？】

議事録作成と「品質チェック」を別プロセスに分ける ことで、AIが冷静にミスを検出できます。チェック観点を6点に明示することで、観点漏れが防げます。特に「来週」「近日」のような曖昧な期限の検出は、後の運用トラブルを未然に防ぎます。

【活用シーン】

• 重要会議の議事録の最終確認
• 顧客に送る前のフォローアップメールのチェック
• プロジェクト管理ツールへの投入前の整理
• 議事録の品質を組織で揃えたい時の標準ツール

3. プロンプトで防げない場合の運用ルール

プロンプトの力は強力ですが、それだけでは100点にならない領域があります。以下の運用ルールも合わせて押さえておくと、議事録の品質が安定します。

録音 → 文字起こしの精度を上げる

AIは文字起こしの精度に大きく左右されます。マイクの品質、Zoom や Teams の音声設定、参加者の発話間隔（被り）が悪いと、どんな高度なプロンプトを使っても要約は崩れます。プロンプトを工夫する前に、まず文字起こしの精度を確認するのが鉄則です。

機密度ラベルを最初に決める

経営会議・採用面接・人事評価・M&A 関連など、機密度の高い会議は、そもそも外部 SaaS の AI に渡してよいか を最初に決めておく必要があります。ChatGPT や Claude の標準プランは、組織契約でない限り入力データが学習に使われる可能性があります。重要会議は社内 RAG や NotebookLM など、データの外部送信が抑制されるツールに限定するのが安全です。

当日確定を運用ルールにする

議事録は「会議終了 → 30分以内に下書きを共有 → 当日中に確定」が定着率最高のフローです。翌日以降に持ち越すと、参加者の記憶が薄れて修正コストが跳ね上がります。AIで議事録の8割を仕上げて、参加者の一人が30分以内にレビュー、というフローを組織のルールにすると、議事録の品質が安定します。

議事録テンプレを組織で固定する

人によってフォーマットがバラバラだと、後で読み返したり比較したりするときに混乱します。組織として「議事録は決定事項・ToDo・論点の3区分で書く」「期限は YYYY/MM/DD で書く」のようなミニマムルールを決めて、それをプロンプトに織り込むのが、属人化を防ぐコツです。

4. まとめ

議事録は「会議の副産物」のように扱われがちですが、実は 組織の意思決定の記録であり、後段のすべての業務に影響する 重要なドキュメントです。プロンプト一つで AI の議事録が劇的に整い、毎週数時間の作業時間が削減できます。

本記事で紹介した5つのプロンプトは、それぞれ目的別に組み合わせて使えます。たとえば、

• 会議直後：プロンプト1で全体議事録を作成
• 経営層への共有：プロンプト2で3行サマリーに圧縮
• 顧客へのフォロー：プロンプト3でメール文面に変換
• 参加者への展開：プロンプト4で個人別ToDoリストを抽出
• 最終確認：プロンプト5でセルフチェック

という流れを組めば、1回の会議から複数の派生ドキュメントが自動で作れます。

まずは今日の次の会議から、プロンプト1の「決定事項・ToDo・論点」テンプレを試してみてください。たった1つでも、議事録に費やしていた時間が確実に変わります。